Setiap tahun, sekolah dihadapkan pada proses administrasi yang semakin kompleks, termasuk saat pelaksanaan Tes Kemampuan Akademik atau TKA. Selain memasukkan data peserta, salah satu tahapan yang sering membuat operator kewalahan adalah mengunggah foto siswa. Masalahnya bukan hanya pada jumlah siswa yang banyak, tetapi juga pada aturan teknis yang harus dipenuhi agar sistem bisa membaca data dengan benar.
Jika foto diunggah satu per satu, prosesnya bisa memakan waktu berjam-jam. Belum lagi jika terjadi kesalahan seperti foto tertukar, nama file tidak sesuai, atau ukuran melebihi batas. Hal ini sering membuat operator harus mengulang proses dari awal. Karena itu, muncul cara yang lebih efisien, yaitu upload foto sekaligus dalam satu file.
Metode ini dirancang untuk mempersingkat waktu kerja tanpa mengurangi akurasi data. Asalkan semua foto disiapkan dengan benar, sistem TKA akan langsung menyesuaikan gambar dengan identitas peserta berdasarkan NISN.
Sekilas Tentang Sistem Identifikasi Foto di TKA
Sistem TKA membaca foto peserta bukan dari nama orang, melainkan dari Nomor Induk Siswa Nasional. Itulah sebabnya, penamaan file menjadi bagian paling penting dalam proses ini. Jika satu saja salah ketik, sistem tidak akan mengenali foto tersebut.
Urutan kerja juga harus diperhatikan. Data peserta harus diimpor lebih dulu, kemudian didaftarkan, baru setelah itu dilakukan upload foto. Jika foto diunggah sebelum data peserta tersimpan, sistem tidak akan menemukan kecocokan.
Keunggulan dari sistem ini adalah kemampuannya memproses banyak file sekaligus melalui satu file zip. Dengan cara ini, operator tidak perlu membuka dan memilih foto satu per satu.
Persyaratan Teknis yang Wajib Dipenuhi
Sebelum masuk ke tahap unggah, ada beberapa ketentuan yang harus dipastikan sudah sesuai.
Foto harus berukuran 3×4 dengan posisi potret. Ukuran maksimal tiap file adalah 1 MB. Jika jumlah peserta mencapai 100 orang, maka total ukuran file zip tidak boleh lebih dari 100 MB.
Latar belakang foto mengikuti kebijakan daerah masing-masing. Ada yang mewajibkan merah, biru, atau warna tertentu. Jika tidak ada aturan khusus, warna bebas.
Upload bisa diulang jika ditemukan kesalahan. Selain itu, hanya peserta yang benar-benar mengikuti TKA yang perlu diunggah fotonya.
Langkah Praktis Cara Upload Foto Sekaligus ke web TKA
1. Menyiapkan Data Peserta
Masuk ke halaman TKA dan buka menu pendaftaran peserta. Tampilkan seluruh data dalam satu halaman agar NISN mudah disalin.
2. Menyesuaikan Nama File Foto
Buka folder foto siswa di komputer. Cocokkan setiap foto dengan data peserta. Salin NISN dari sistem, lalu ganti nama file foto dengan NISN tersebut. Lakukan hal ini hingga semua foto sesuai.
3. Mengumpulkan Semua Foto
Setelah selesai, pastikan semua foto berada dalam satu folder khusus tanpa file tambahan.
4. Mengompres ke Format Zip
Blok semua foto, klik kanan, lalu pilih add to archive. Tentukan format zip dan beri nama file sesuai kebutuhan.
5. Masuk ke Menu Upload
Buka kembali sistem TKA, pilih menu foto peserta, lalu klik upload.
6. Memilih File Zip
Klik browse, cari file zip yang telah dibuat, lalu pilih open.
7. Mengunggah dan Menunggu Proses
Klik upload dan tunggu hingga sistem selesai memproses. Jangan menutup halaman sebelum proses selesai.
8. Memeriksa Hasil
Setelah selesai, cek kembali menu foto peserta. Pastikan semua foto muncul sesuai identitas masing-masing.
Kendala yang Sering Terjadi
Kesalahan paling umum adalah salah penamaan file. Selain itu, ukuran foto yang terlalu besar juga sering menyebabkan gagal upload. Masalah lain adalah foto miring atau tertukar.
Namun, semua ini bisa diperbaiki dengan mengunggah ulang file zip setelah dilakukan perbaikan.
Kesimpulan
Upload foto peserta TKA secara massal adalah solusi paling efisien untuk sekolah dengan jumlah siswa banyak. Dengan metode ini, pekerjaan yang biasanya memakan waktu lama bisa diselesaikan dalam satu kali proses.
Kunci keberhasilan terletak pada ketelitian saat menyiapkan foto dan penamaan file. Jika semua langkah dilakukan sesuai prosedur, sistem akan membaca data secara otomatis tanpa hambatan. Cara ini terbukti membuat proses administrasi TKA menjadi lebih cepat, rapi, dan minim kesalahan.
