Dalam proses penerbitan E-Ijazah, data peserta didik (PD) yang valid menjadi syarat utama agar siswa bisa masuk ke dalam Daftar Nominal Sementara (DNS). Namun dalam praktiknya, masih banyak ditemukan data residu atau ketidaksesuaian antara data di VervalPD dan data dari Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).
Hal ini menyebabkan siswa tidak muncul dalam DNS dan otomatis tidak bisa dicetak ijazahnya melalui sistem ijazah elektronik.
Operator sekolah yang bertanggung jawab atas validasi dan pemadanan data dihadapkan pada pertanyaan penting: “Kapan perbaikan di VervalPD masuk ke e-Ijazah?” Pertanyaan ini muncul karena banyak operator sudah melakukan perbaikan, namun belum melihat hasilnya tercermin di sistem ini.
Status Sistem E-Ijazah
Pada saat artikel ini ditulis, sistem e-Ijazah masih dalam tahap simulasi, dan berdasarkan informasi terbaru, masa simulasi diperpanjang hingga 22 April. Ini berarti semua perbaikan data dari VervalPD belum ditarik ke dalam sistem karena database yang digunakan masih berupa data untuk uji coba, bukan data aktual.
Jadi, meskipun operator sudah memperbaiki data peserta didik di VervalPD, data tersebut belum akan langsung muncul di e-Ijazah sampai sistem melakukan penarikan data terbaru setelah masa simulasi selesai.
Kapan Data VervalPD Masuk ke E-Ijazah?
Jawaban pastinya adalah setelah 22 April, tergantung pada kapan pihak e-Ijazah melakukan penarikan data dari VervalPD.
Artinya, meskipun data sudah benar di VervalPD, belum tentu langsung muncul di e-Ijazah karena sistem belum disinkronkan secara real-time selama masa simulasi.
Intinya: perbaikan di VervalPD baru akan berdampak pada e-Ijazah setelah penarikan data dilakukan oleh sistem pusat.
Pastikan Data di VervalPD Sudah Valid
Agar data peserta didik bisa masuk ke dalam DNS dan akhirnya ke dalam e-Ijazah, operator wajib memastikan data sudah valid dan padan dengan Dukcapil, termasuk:
-
Nama lengkap
-
NIK
-
Tempat dan tanggal lahir
-
Jenis kelamin
-
Nama ibu kandung
Kesalahan umum terjadi pada format NIK, terutama pada bagian tanggal lahir:
-
Untuk laki-laki, tanggal lahir ditulis normal (contoh: 01-02-2003 menjadi 010203).
-
Untuk perempuan, tanggal lahir ditambah 40 pada tanggal (contoh: 01-02-2003 menjadi 410203).
Surat Pernyataan Kebenaran Data
Operator sekolah disarankan untuk membuat surat pernyataan kebenaran data e-Ijazah dari wali siswa. Ini sebagai bentuk antisipasi jika terjadi komplain di masa depan soal perbedaan data antara ijazah baru dan dokumen lama.
Surat ini menjadi bukti bahwa pihak sekolah sudah berupaya menyajikan data yang valid dan telah dikonfirmasi oleh orang tua siswa.
Tips dan Solusi untuk Operator Sekolah
Berikut beberapa tips praktis dari Ngapakpedia:
-
Segera perbaiki data residu di VervalPD sebelum 22 April.
-
Pastikan data sudah padan dengan Dukcapil (bisa dicek langsung di sistem VervalPD).
-
Jangan panik jika perbaikan belum terlihat di sistem ijazah elektronik, karena masih masa simulasi.
-
Tetap lakukan simulasi e-Ijazah meskipun data belum sempurna, untuk familiarisasi proses.
-
Unduh dan pelajari pedoman pengelolaan ijazah yang tersedia, khususnya halaman 8 terkait DNS.
-
Siapkan surat pernyataan validitas data untuk setiap siswa sebagai dokumentasi pendukung.
Penutup
Perbaikan data di VervalPD tidak langsung masuk ke sistem e-Ijazah selama masih dalam masa simulasi. Data baru akan masuk setelah ijazah elektronik menarik data dari VervalPD, yang diperkirakan dilakukan setelah 22 April.
Oleh karena itu, operator sekolah wajib menyelesaikan perbaikan sebelum tanggal tersebut dan memastikan seluruh data peserta didik valid dan padan dengan Dukcapil.
Dengan kesiapan dan ketelitian, proses penerbitan e-Ijazah dapat berjalan lancar tanpa masalah administrasi di kemudian hari.
Jika kamu adalah operator sekolah yang sedang menghadapi kendala atau memiliki pertanyaan lainnya seputar e-Ijazah, tinggalkan komentar di video Ngapakpedia atau diskusikan bersama rekan operator lainnya melalui forum komunitas pendidikan.
Salam Satu Data!
