Pengelolaan data madrasah melalui EMIS 4.0 menuntut ketelitian tinggi, terutama setelah pergantian semester. Banyak operator madrasah yang mendapati data siswa tiba-tiba berstatus belum teridentifikasi, meskipun sebelumnya tidak ada masalah. Kondisi ini sering kali disertai dengan munculnya rombongan belajar ganda yang membingungkan.
Permasalahan tersebut umumnya terjadi bukan karena kesalahan input data siswa, melainkan karena adanya perubahan sistem yang secara otomatis membuat rombel baru. Ketika rombel manual dan rombel sistem berjalan bersamaan, sistem hanya membaca salah satunya sebagai rombel aktif.
Jika tidak segera ditangani, masalah ini dapat berdampak pada validitas data kelembagaan, pelaporan semester, hingga keikutsertaan siswa dalam program resmi.
Sekilas Tentang Hubungan Siswa dan Rombongan Belajar
Dalam EMIS 4.0, siswa dianggap aktif apabila terhubung dengan rombongan belajar yang valid. Ketika sistem menemukan siswa tidak terikat dengan rombel yang dikenali, maka status siswa otomatis menjadi tidak teridentifikasi.
Rombel ganda biasanya muncul karena operator membuat rombel secara manual sebelum sistem melakukan pembaruan. Setelah update, sistem membuat rombel baru secara otomatis, namun data siswa masih berada di rombel lama yang tidak lagi dibaca sistem.
Tutorial Lengkap Menyelesaikan Siswa Tidak Teridentifikasi dan Rombel Ganda di EMIS 4.0
Langkah 1 Akses Sistem EMIS dengan Akun Resmi
Buka browser dan masuk ke halaman login EMIS. Gunakan akun resmi madrasah yang memiliki akses pengelolaan data siswa. Pastikan proses login berhasil agar semua menu dapat diakses secara penuh.
Langkah 2 Identifikasi Masalah di Menu Daftar Siswa
Setelah masuk, buka menu data siswa dan pilih daftar siswa. Di sini akan terlihat siswa yang statusnya belum teridentifikasi. Biasanya jumlah siswa cukup banyak dan terjadi pada kelas tertentu.
Catat kelas mana saja yang mengalami masalah untuk mempermudah proses perbaikan.
Langkah 3 Telusuri Rombongan Belajar yang Terduplikasi
Masuk ke menu rombongan belajar dan perhatikan setiap kelas. Pada kelas yang bermasalah, biasanya terdapat dua rombel dengan nama dan tingkat yang sama. Salah satu rombel berisi data siswa, sementara rombel lainnya kosong.
Rombel kosong tersebut adalah rombel hasil pembaruan sistem dan menjadi rombel utama yang harus digunakan.
Langkah 4 Hapus Rombel yang Dibuat Manual
Langkah berikutnya adalah menghapus rombel manual yang berisi siswa. Proses ini perlu dilakukan dengan hati-hati agar tidak salah memilih rombel.
Penghapusan rombel manual tidak menghapus data siswa secara permanen, melainkan melepaskan keterkaitan siswa dari rombel tersebut.
Langkah 5 Tambahkan Siswa ke Rombel Sistem
Setelah rombel manual dihapus, buka rombel buatan sistem yang kosong. Pilih detail rombel, lalu masuk ke menu edit rombel. Gunakan fitur tambah siswa untuk memasukkan kembali siswa ke dalam rombel tersebut.
Setelah siswa ditambahkan, simpan perubahan dan tunggu hingga sistem mengonfirmasi penyimpanan data.
Langkah 6 Lakukan Proses untuk Setiap Kelas
Ulangi langkah yang sama untuk setiap kelas yang mengalami rombel ganda dan siswa belum teridentifikasi. Tidak perlu membuat rombel baru secara manual karena sistem telah menyediakan rombel yang valid.
Dengan cara ini, seluruh siswa akan kembali terhubung dengan rombel yang dikenali sistem.
Langkah 7 Pastikan Status Siswa Sudah Aktif
Kembali ke menu daftar siswa dan lakukan pengecekan ulang. Status siswa seharusnya sudah berubah menjadi aktif dan teridentifikasi sesuai kelasnya masing-masing.
Jika masih ada siswa yang belum aktif, periksa kembali apakah siswa tersebut sudah benar-benar ditambahkan ke rombel sistem.
Kesimpulan
Masalah siswa belum teridentifikasi dan rombel ganda di EMIS 4.0 merupakan kendala teknis yang sering muncul setelah pembaruan sistem. Permasalahan ini dapat diselesaikan dengan memahami alur kerja EMIS dan membedakan antara rombel manual dan rombel buatan sistem.
Dengan menghapus rombel manual dan memindahkan siswa ke rombel yang dibuat otomatis oleh sistem, data siswa akan kembali terbaca dengan benar. Proses ini memang membutuhkan ketelitian, namun jika dilakukan sesuai langkah, hasilnya akan membuat data EMIS lebih rapi, valid, dan siap digunakan untuk kebutuhan administrasi madrasah pada semester berjalan.
