Proses digitalisasi administrasi pendidikan telah menjangkau banyak aspek, termasuk penerbitan ijazah melalui sistem e-Ijazah. Sistem ini memungkinkan pihak sekolah untuk menginput dan mencetak ijazah secara digital melalui laman resmi Kemendikbudristek.
Namun, dalam praktiknya, tak sedikit operator sekolah atau petugas administrasi yang mengalami kendala—salah satunya adalah kesalahan pada identitas siswa seperti nama, tempat dan tanggal lahir (TTL), atau penulisan huruf kapital.
Kesalahan-kesalahan tersebut bisa berdampak besar, karena ijazah merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk berbagai keperluan penting seperti melanjutkan pendidikan atau melamar pekerjaan. Oleh karena itu, perlu adanya pemahaman menyeluruh mengenai bagaimana cara memperbaiki data siswa yang salah sebelum maupun sesudah proses penetapan kelulusan dan pengajuan SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak).
Cara Perbaikan Identitas di Web e-Ijazah
Berikut adalah panduan lengkap berdasarkan tahapan dan kondisi masing-masing:
1. Jika Belum Penetapan Kelulusan
Jika kesalahan identitas ditemukan sebelum proses penetapan kelulusan, maka perbaikannya relatif mudah. Langkah-langkahnya adalah:
-
Perbaiki identitas siswa di Verval PD (https://vervalpd.data.kemdikbud.go.id/)
-
Lakukan sinkronisasi dapodik setelah perubahan disimpan
-
Tunggu maksimal 1×24 jam hingga data baru terintegrasi ke sistem e-Ijazah
-
Setelah update masuk, lanjutkan proses penetapan kelulusan dan cetak e-Ijazah
Catatan: Abaikan kesalahan tampilan kapitalisasi huruf pada pratinjau karena itu tidak mencerminkan cetakan asli. Panduan khusus kapitalisasi sudah tersedia di video terpisah.
2. Jika Sudah Penetapan Kelulusan, Tapi Belum SPTJM
Jika kesalahan baru diketahui setelah penetapan kelulusan, namun belum mengunggah SPTJM, maka langkah-langkah perbaikannya adalah:
-
Batalkan SK Penetapan Kelulusan
Masuk ke Menu DNS Nomor 3 dan batalkan unggahan SK. -
Batalkan Penetapan Kelulusan
Masuk ke Menu DNS Nomor 2 dan batalkan semua penetapan. -
Perbaiki Identitas di Verval PD
Lanjutkan dengan sinkronisasi dapodik. -
Tunggu Update di e-Ijazah, lalu:
-
Ulangi Penetapan Kelulusan dan SK, kemudian lanjutkan dengan membuat dan mengunggah SPTJM yang baru.
Jangan gunakan SK lama karena lampiran dan datanya ikut berubah. Unduh ulang dokumen baru dari sistem.
3. Jika Sudah Mengunggah SPTJM Tapi Belum Disetujui Dinas
Untuk kasus ini, prosedurnya sedikit lebih kompleks namun masih bisa dilakukan:
-
Batalkan SPTJM melalui Menu DNS Nomor 4
-
Batalkan SK dan Penetapan Kelulusan seperti pada langkah sebelumnya
-
Lakukan perbaikan identitas di Verval PD dan sinkronkan Dapodik
-
Tunggu update e-Ijazah
-
Ulangi proses penetapan kelulusan dan pengunggahan SPTJM yang baru
Penting: Setiap pembatalan SPTJM akan mengubah nomor SPTJM, jadi pastikan mengunduh dan mengunggah ulang SPTJM yang baru.
4. Jika SPTJM Sudah Disetujui atau Nomor Ijazah Sudah Keluar
Jika sudah sampai tahap ini, maka perbaikan tidak bisa dilakukan secara langsung seperti sebelumnya. Langkah satu-satunya adalah:
-
Menunggu fitur “Pengajuan Perbaikan Ijazah” tersedia di menu “Validasi Ijazah”.
Formulir pengajuan ini akan memungkinkan pihak sekolah untuk mencetak ulang ijazah dengan catatan adanya perbaikan pada data seperti nama atau TTL.
Kapan Harus Mengajukan Pembatalan e-Ijazah?
Pembatalan total terhadap e-Ijazah dilakukan hanya dalam kondisi khusus, seperti:
-
Nomor SK kelulusan salah
-
Penandatangan SK kelulusan tidak sesuai
-
Kesalahan massal pada identitas siswa
Topik ini akan dibahas secara lebih mendalam dalam video atau panduan tersendiri.
Penutup
Setiap tahap perbaikan identitas siswa di sistem e-Ijazah memiliki prosedur yang berbeda, tergantung sejauh mana proses sudah dilakukan. Pastikan untuk memahami kondisi saat ini sebelum mengambil tindakan.
Dengan memahami alur ini, operator sekolah dapat menghindari kesalahan fatal dan memastikan data yang tertera di ijazah benar dan sah secara hukum.
