Dalam proses pembuatan dokumen akademik seperti transkrip nilai, sering kali dibutuhkan nomor ijazah sebagai salah satu elemen penting. Namun, menyalin satu per satu nomor ijazah dari file PDF hasil unduhan e-Ijazah bisa menjadi proses yang melelahkan dan memakan waktu, terutama jika jumlah siswa sangat banyak.
Melalui video yang dibagikan oleh operator sekolah, hadir solusi praktis dan super cepat untuk menyalin nomor ijazah ke dalam format Excel hanya dalam waktu kurang dari satu menit, tanpa perlu script atau software tambahan berbayar.
Cara ini sangat bermanfaat bagi operator sekolah, staf administrasi, atau siapa saja yang sedang menyusun berkas transkrip secara digital.
Cara Menyalin Nomor Ijazah ke Transkrip Nilai
Berikut ini langkah-langkah praktis yang dapat anda coba:
1. Unduh File e-Ijazah
-
Pertama, login ke manajemen e-Ijazah seperti biasa.
-
Pastikan Anda mengunduh seluruh ijazah, bukan satu per satu.
-
Simpan file PDF hasil unduhan di komputer atau laptop Anda.
2. Buka ChatGPT Gratis
-
Buka halaman ChatGPT versi gratis (bukan versi Plus atau berbayar).
-
Klik ikon plus (+) untuk mengunggah file.
-
Pilih file PDF e-Ijazah yang telah Anda unduh sebelumnya.
3. Perintahkan ChatGPT Menyalin Data
Setelah file PDF diunggah, berikan instruksi seperti berikut:
-
ChatGPT akan mulai menganalisis file PDF dan mengekstrak informasi yang Anda butuhkan.
-
Tunggu proses hingga selesai. Biasanya hanya membutuhkan waktu beberapa detik hingga satu menit.
4. Download dan Copy Data ke Transkrip Nilai
-
Setelah hasil analisis muncul, Anda bisa mengunduh hasilnya dalam format Excel.
-
Buka file hasil ekstraksi tersebut dan pastikan data nama dan nomor ijazah sudah sesuai dan urut.
-
Salin seluruh data nomor ijazah dan tempelkan langsung ke kolom nomor ijazah dalam file transkrip nilai yang sedang Anda kerjakan.
Tips Validasi Data
Meskipun proses ini sangat cepat dan akurat, tetap disarankan untuk melakukan validasi data secara acak guna memastikan hasilnya benar. Berikut tips validasi yang direkomendasikan:
-
Ambil sampel acak minimal 3 siswa, cocokkan nama dan nomor ijazah dari file PDF asli dan hasil ekstraksi.
-
Jika data cukup besar (misal lebih dari 100 siswa), cek sampel 10 siswa untuk memastikan konsistensi data.
-
Pastikan urutan nama di file transkrip dan file hasil ekstraksi benar-benar sama, agar proses copy-paste tidak meleset.
Penutup
Metode ini merupakan contoh nyata bagaimana teknologi AI seperti ChatGPT bisa dimanfaatkan secara produktif dan efisien dalam dunia pendidikan. Kini, tidak ada alasan lagi untuk menyalin data secara manual yang memakan waktu dan tenaga.
Bagi Anda yang tertarik mencoba, silakan ikuti langkah-langkah di atas. Jabarakatuh.
