Setiap akhir tahun ajaran, operator sekolah (OPS) memiliki peran penting dalam memastikan kelulusan siswa berjalan lancar secara administrasi, termasuk pengolahan data e-Ijazah. Periode dari tanggal 2 Juni hingga 24 Juni 2025 menjadi masa krusial bagi OPS SD dan SMP untuk melakukan serangkaian tugas administratif demi menjamin keabsahan dokumen kelulusan siswa.
Video panduan oleh Nurul Hadi Pauji dari channel Ngapakia menjawab pertanyaan dari para OPS, khususnya mereka yang baru pertama kali menangani e-Ijazah. Panduan ini merinci tugas-tugas penting yang harus dilakukan selama masa tersebut.
Tugas OPS 2 Juni – 24 Juni 2025
Berikut adalah tahapan yang harus dilakukan oleh OPS untuk pengelolaan e-Ijazah SD dan SMP secara sistematis:
1. Validasi Data Awal
Langkah pertama yang wajib dilakukan adalah memastikan data identitas:
-
Nama sekolah dan kepala sekolah.
-
Data siswa (nama, NISN, tempat/tanggal lahir).
-
Jumlah siswa harus sesuai dan sudah masuk DNS (Daftar Nomor Sekolah).
⚠️ Jika data belum valid atau ada siswa yang belum masuk DNS, tidak disarankan melanjutkan ke tahap berikutnya.
2. Penetapan Kelulusan di Sistem
Setelah data valid:
-
Masuk ke menu DNS > Penetapan Kelulusan.
-
Pilih siswa yang belum ditetapkan.
-
Jika semua siswa lulus, klik “Luluskan Semua” dan konfirmasi.
-
Jika hanya sebagian siswa lulus, gunakan opsi “Luluskan Satu-satu” pada kolom aksi.
Hasilnya, status siswa akan berubah menjadi “Lulus”.
3. Unduh & Tanda Tangan SK Penetapan Kelulusan
Setelah penetapan:
-
Unduh format SK Penetapan Kelulusan beserta lampirannya.
-
Tulis nomor SK secara manual sesuai administrasi surat sekolah.
-
Tanda tangani oleh kepala sekolah dan paraf di kolom yang disediakan.
-
Scan dokumen SK beserta lampirannya.
4. Upload SK ke Sistem
-
Unggah file SK Penetapan Kelulusan ke sistem.
-
Isi nomor SK sesuai yang ditulis di dokumen.
-
Pilih kepala sekolah yang menandatangani.
-
Klik simpan.
5. Pembuatan dan Upload SPTJM
SPTJM (Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak) merupakan pernyataan pertanggungjawaban sekolah terhadap data yang diunggah.
Langkah-langkahnya:
-
Masuk ke menu Pembuatan SPTJM.
-
Klik “Buat SPTJM” dan pilih kepala sekolah.
-
Unduh file SPTJM.
-
Tanda tangani dokumen dengan materai Rp10.000.
-
Scan dan upload kembali ke sistem.
✅ Pastikan dokumen ditandatangani asli dan bermaterai untuk keabsahan data.
6. Menunggu Approval dari Pusat
Setelah semua dokumen diunggah:
-
OPS tinggal menunggu proses approval SPTJM dari sistem pusat.
-
Jika sudah disetujui, maka bisa melanjutkan ke tahap cetak e-Ijazah.
Tips Tambahan
-
Persiapkan sebelumnya: printer, scanner, materai, dan kepala sekolah untuk tanda tangan langsung.
-
Seluruh proses bisa selesai dalam satu hari kerja jika semua data dan alat sudah siap.
-
Panduan video lengkap disediakan oleh channel Ngapakia jika ingin melihat praktik langsung klik demi klik.
Penutup
Periode 2 Juni – 24 Juni 2025 menjadi waktu penting bagi operator sekolah dalam menuntaskan seluruh rangkaian administrasi e-Ijazah. Keakuratan data, ketepatan waktu, dan kelengkapan dokumen menjadi kunci suksesnya proses ini. Semoga panduan ini membantu seluruh OPS SD dan SMP dalam menjalankan tugasnya dengan lancar.
