Perkembangan teknologi dalam dunia pendidikan terus mengalami pembaruan, termasuk dalam sistem administrasi ijazah. Salah satu inovasi yang kini mulai diterapkan secara luas adalah sistem e-Ijazah, yang memudahkan proses penerbitan dan pengelolaan ijazah secara digital. Namun, dalam prosesnya, seringkali ditemukan kesalahan penulisan pada elemen penting seperti nama, tempat, atau tanggal lahir peserta didik.
Menjawab kebutuhan tersebut, Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin) akhirnya merilis fitur baru dalam sistem manajemen e-Ijazah, yaitu Menu Perbaikan E-Ijazah. Fitur ini memungkinkan satuan pendidikan untuk mengajukan koreksi data secara langsung dan resmi. Rilis fitur ini juga diselaraskan dengan ketentuan yang tertuang dalam Permendikbud Ristek Nomor 58 Tahun 2023, yang mengatur secara rinci tentang tata cara perbaikan ijazah.
Cara Menggunakan Menu Perbaikan E-Ijazah
Fitur perbaikan e-Ijazah ini sudah tersedia di laman resmi manajemen e-Ijazah, meskipun terdapat perubahan domain menjadi berakhiran “kemdikdasmen” sebagai bagian dari integrasi sistem baru. Untuk menggunakan fitur ini, satuan pendidikan perlu terlebih dahulu login ke sistem manajemen e-Ijazah seperti biasa.
Setelah berhasil masuk, pengguna dapat langsung menuju menu pengelolaan ijazah dan memilih submenu perbaikan ijazah. Di sini tersedia form yang dapat diisi untuk melakukan koreksi data seperti:
-
Nama peserta didik
-
Tempat dan tanggal lahir
-
Data lain yang berkaitan langsung dengan kesalahan penulisan ijazah
Sebelum melakukan perbaikan, sangat penting memastikan bahwa data di Dukcapil (Data Kependudukan dan Catatan Sipil) sudah mutakhir. Proses pemadanan akan otomatis dilakukan oleh sistem dengan data Dukcapil. Oleh karena itu, jika baru saja melakukan pembaruan data di Dukcapil, sebaiknya menunggu sekitar 3–4 hari agar sistem dapat mengenali perubahan tersebut.
Langkah-langkah Melakukan Perbaikan
-
Login ke sistem manajemen e-Ijazah menggunakan akun satuan pendidikan.
-
Pilih menu Perbaikan Ijazah di bagian pengelolaan ijazah.
-
Pilih peserta didik yang ingin datanya diperbaiki.
-
Masukkan data baru yang benar (misalnya perubahan nama dari “Rahayu” menjadi yang sesuai akta).
-
Tambahkan alasan perbaikan (contoh: “Belum sesuai dengan akta kelahiran”).
-
Isi data penandatangan ijazah sesuai kepala sekolah yang menjabat saat ini. Hal ini sesuai ketentuan pasal 11 ayat 4 Permendikbud Ristek Nomor 58, yang menyatakan bahwa ijazah perbaikan ditandatangani oleh kepala sekolah yang menjabat saat ijazah diterbitkan ulang.
-
Isi gelar depan dan belakang kepala sekolah bila diperlukan.
-
Klik tombol Simpan untuk mengajukan perbaikan.
Setelah pengajuan dilakukan, status pengajuan akan tampil dalam tiga kemungkinan:
-
Belum Diverifikasi – Pengajuan sedang diproses oleh dinas pendidikan.
-
Ditolak – Ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pengajuan.
-
Disetujui – Ijazah baru akan diterbitkan dengan nomor ijazah nasional yang baru, dan mencantumkan keterangan perbaikan di bagian bawah dokumen ijazah.
Contoh Format Ijazah Setelah Perbaikan
Ijazah hasil perbaikan akan berbeda dari ijazah biasa karena akan terdapat kolom atau catatan khusus di bagian bawah yang menjelaskan perubahan yang dilakukan. Contohnya:
“Keterangan Perbaikan Ijazah:
Dari: [data lama]
Menjadi: [data baru]”
Catatan ini menjadi bukti bahwa ijazah tersebut telah melalui proses koreksi resmi dan sesuai regulasi.
Kesimpulan
Hadirnya menu perbaikan e-Ijazah merupakan langkah besar dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi administrasi pendidikan. Fitur ini sangat bermanfaat, khususnya bagi sekolah dan peserta didik yang mendapati kesalahan pada data ijazahnya.
Dengan sistem ini, transparansi dan keabsahan dokumen ijazah diharapkan semakin terjamin, dan peserta didik dapat memiliki dokumen yang benar sesuai identitas resmi mereka.
