Dalam dunia pendidikan, ijazah merupakan dokumen resmi yang sangat penting sebagai bukti kelulusan siswa. Seiring perkembangan teknologi, kini pengelolaan ijazah sudah dilakukan secara digital melalui sistem e-Ijazah. Namun, tidak menutup kemungkinan terjadi kesalahan dalam pengelolaan data, baik dari sisi penulisan nama, SK kelulusan, hingga status kelulusan siswa.
Untuk mengatasi kesalahan yang terjadi setelah nomor ijazah terbit, Kementerian Pendidikan melalui Pusdatin telah menyediakan mekanisme pembatalan nomor ijazah. Proses ini memungkinkan satuan pendidikan untuk memperbaiki kesalahan dengan prosedur resmi yang telah ditetapkan.
Apa Itu Pembatalan Nomor Ijazah?
Pembatalan nomor ijazah adalah proses administratif yang diajukan oleh satuan pendidikan jika ditemukan kesalahan dalam pengolahan data ijazah setelah nomor ijazah terbit. Ini bukan perbaikan biasa, tetapi penghapusan total seluruh nomor ijazah yang telah terbit untuk satu sekolah dan mengulang proses dari awal.
⚠️ Catatan Penting: Pembatalan tidak dapat dilakukan secara parsial (per siswa), melainkan harus seluruhnya satu angkatan di satu sekolah.
Kapan Pembatalan Nomor Ijazah Diperbolehkan?
Pembatalan hanya bisa dilakukan jika disetujui oleh Dinas Pendidikan/Kementerian/Atase Pendidikan. Berikut kategori kesalahan yang diperbolehkan:
1. Kesalahan Data Peserta Didik
-
Penetapan kelulusan siswa yang seharusnya tidak lulus.
-
Siswa yang keluar tapi masih ikut diluluskan.
-
Siswa tidak masuk DNS tapi kemudian masuk dalam susulan.
2. Kesalahan Dokumen Ijazah
-
Nomor SK kelulusan salah.
-
Gelar kepala sekolah ditulis salah.
-
Tanda tangan dan stempel palsu.
-
Perubahan kepala sekolah setelah penomoran.
-
Kesalahan relasi legalitas (induk/non-induk).
Langkah Langkah Cara Pembatalan Nomor Ijazah
Langkah 1: Pelaporan oleh Sekolah
-
Sekolah melaporkan masalah ke Dinas Pendidikan.
-
Menyampaikan jenis kesalahan dan kronologi secara lengkap.
Langkah 2: Verifikasi oleh Dinas
-
Dinas mengecek validitas masalah.
-
Dinas mengisi formulir permohonan pembatalan di sistem e-Ijazah.
-
Setelah selesai, sekolah dapat mengunduh format Berita Acara Pembatalan.
Langkah 3: Pengisian Berita Acara
-
Sekolah mengisi berita acara lengkap dengan:
-
Jenis kesalahan.
-
Kronologi kejadian.
-
Tanda tangan Kepala Sekolah di atas materai.
-
Cap stempel resmi satuan pendidikan.
-
Langkah 4: Pengesahan Manual
-
Sekolah menyerahkan langsung berita acara ke Dinas.
-
Dinas harus melakukan pengesahan manual dengan tanda tangan basah dan stempel resmi (bukan digital).
Langkah 5: Unggah oleh Dinas
-
Setelah verifikasi dan pengesahan, Dinas mengunggah berita acara ke sistem.
-
Sistem Pusdatin akan menjadwalkan pengaturan ulang proses e-Ijazah.
Apa yang Terjadi Setelah Pembatalan Disetujui?
Jika pembatalan disetujui dan proses di sistem selesai:
-
Semua nomor ijazah yang sudah terbit dibatalkan.
-
Sekolah harus mengulang seluruh proses dari awal, termasuk:
-
Penetapan kelulusan ulang.
-
Pengolahan data peserta.
-
Pencetakan e-Ijazah ulang.
-
Contoh Surat Permohonan Pembatalan (Struktur Umum)
Kop Surat Satuan Pendidikan
Nomor: …
Lampiran: …
Perihal: Permohonan Pembatalan Nomor Ijazah
Yth. Kepala Dinas Pendidikan …
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah terbitnya nomor ijazah tahun ajaran … dan ditemukannya kesalahan pada … (uraikan jenis kesalahan), kami mengajukan permohonan pembatalan nomor ijazah tersebut untuk dapat dilakukan pengolahan ulang sesuai ketentuan.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala Sekolah
(tanda tangan + materai + stempel)
Kesimpulan
Pembatalan nomor ijazah bukanlah hal sepele. Proses ini hanya dilakukan jika terjadi kesalahan fatal dan menyeluruh. Oleh karena itu, sekolah harus sangat teliti dalam mengelola data ijazah sebelum mencetak dan menerbitkan nomor.
Namun jika kesalahan sudah terjadi, ikuti prosedur resmi yang ditetapkan, mulai dari pelaporan ke dinas, pengisian berita acara, hingga pengesahan manual. Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, data ijazah dapat diperbaiki secara sah dan sesuai regulasi.
