Prosedur tata kelola administrasi madrasah di Jawa Barat kini semakin efisien sejak hadirnya sistem pendataan terpadu EMIS GTK versi terbaru milik Kemenag. Pihak sekolah maupun operator tidak perlu lagi repot bolak-balik menyetorkan berkas cetak fisik secara manual ke kantor Kemenag kabupaten setempat.
Fokus pengerjaan operasional awal semester kini tertuju pada pengajuan Keaktifan Kolektif Madrasah atau yang biasa dikenal dengan cetak formulir S25a. Proses ini menjadi syarat mutlak serta pintu utama agar seluruh guru dan tenaga kependidikan (PTK) di madrasah bisa mengaktifkan akun individu mereka masing-masing.
Syarat Wajib Sebelum Ajukan Keaktifan Kolektif
Sebelum menekan tombol pengajuan di aplikasi, operator madrasah wajib memastikan kelengkapan data lembaga sudah terpenuhi 100 persen di dasbor utama. Sistem EMIS GTK baru bakal mengunci otomatis fitur pengajuan apabila ada kelengkapan data yang masih bolong.
Ada lima item persyaratan validasi utama yang dinilai secara sistematis sebelum status ajuan dinyatakan siap dikirim. Poin-poin penting yang wajib dilengkapi meliputi:
-
Daftar PTK Aktif: Lembaga wajib memiliki minimal satu orang guru yang terdaftar dengan status aktif di dalam sistem.
-
Jadwal Mengajar Guru: Pengisian jadwal mengajar mandiri guru di dalam kelas harus sudah terisi minimal 50 persen dari total PTK.
-
Jadwal Kelas Mingguan: Pemetaan jadwal pelajaran kelas mingguan pada seluruh rombongan belajar (rombel) wajib diisi secara lengkap tanpa ada yang terlewat.
-
Penetapan Wali Kelas: Sistem mewajibkan seluruh rombel yang terdaftar sudah dipasangkan dengan sosok wali kelas masing-masing.
-
Penugasan Kepala Madrasah: Data penugasan Kepala Madrasah (Headmaster) harus sudah masuk dan terhubung (assign) secara resmi dalam pangkalan data.
Langkah Praktis Pengajuan S25a dan S25b di EMIS GTK
Apabila seluruh bilah indikator kelengkapan data sudah menunjukkan warna hijau atau berstatus lengkap, pengajuan bisa langsung diproses seketika. Berikut tata cara mengajukan keaktifan kolektif bagi operator madrasah:
-
Akses Portal Resmi: Buka peramban di komputer lalu masuk ke portal EMIS GTK baru menggunakan akun SSO EMIS madrasah.
-
Navigasi ke Menu Keaktifan: Pilih opsi Menu Madrasah pada bilah navigasi utama, lalu klik sub-menu Keaktifan Kolektif.
-
Cek Indikator Syarat: Periksa kembali seluruh bilah validasi hingga muncul notifikasi bertuliskan “Semua terpenuhi Anda dapat mengajukan keaktifan kolektif sekarang”.
-
Kirim Ajuan: Tekan tombol Ajukan Keaktifan Kolektif untuk mengirimkan berkas digital secara online ke dasbor admin Kemenag Kabupaten.
-
Konfirmasi Admin Kabupaten: Lakukan koordinasi atau konfirmasi secara daring kepada petugas admin kabupaten agar berkas ajuan segera diperiksa.
-
Unduh Bukti S25a dan S25b: Setelah status berubah menjadi Terverifikasi, lakukan muat ulang (reload) halaman lalu unduh dokumen Surat Pengajuan (S25a) serta Bukti Penerimaan (S25b) sebagai arsip digital sekolah.
Kemudahan Sistem Baru Tanpa Berkas Fisik
Keunggulan utama dari perombakan sistem EMIS GTK ini adalah asas efisiensi digitalnya yang sangat dirasakan oleh para pejuang madrasah di daerah. Pihak operator tidak usah menyerahkan lembaran kertas S25a yang dicetak secara fisik ke kantor Kemenag kabupaten seperti pada era Simpatika dulu.
Admin Kemenag tingkat kabupaten cukup memantau dan memverifikasi daftar ajuan yang masuk melalui sistem backend milik mereka secara real-time. Begitu verifikasi S25a ini rampung disetujui, tombol aktivasi individu pada akun para guru di madrasah tersebut otomatis langsung terbuka lebar.
Gaskeun cek kelengkapan rombel dan jadwal mengajar di sekolah masing-masing sekarang juga. Jangan sampai penundaan data keaktifan kolektif ini menghambat proses pengajuan pencairan tunjangan para guru di daerah!
